Bagi Mengatasi Kesesakan Fail Rekod Perubatan Di Hospital KKM

Pengenalan

Setiap pesakit yang mendapat rawatan dan dimasukkan ke wad di Hospital KKM akan mempunyai rekod perubatannya sendiri. Jabatan Rekod Perubatan dipertanggungjawabkan menyimpan dan menyelenggara rekod berkenaan. Jumlahnya meningkat setiap tahun.

Tempoh penyimpanan fail rekod perubatan berbeza mengikut kes dan displin. Sebagai contoh rekod bagi displin Peadiatrik, Bayi Menyusu dan Obstetrik tempoh simpanan sehingga menjangkau 21 tahun manakala rekod bagi displin Psikiatri pula tempoh simpanannya 3 tahun selepas pesakit meninggal dunia. Lain-lain displin tempoh simpanan selama 7 tahun. Bagi kes yang melibatkan perundangan perubatan tempoh simpanan 10 tahun atau selepas kes selesai. Oleh itu masalah utama yang dihadapi ialah ruang penyimpanan yang tidak mencukupi. Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka Sebuah Pusat Penyimpanan Rekod Perubatan Pesakit secara berpusat diperkenalkan.

Takrifan

1. Fail rekod perubatan pesakit dari semua hospital KKM dalam negeri dihimpunkan dibeberapa bangunan sebuah hospital lama yang telah dikosongkan dan dikenalpasti untuk tujuan pusat penyimpanan rekod perubatan.
2. Fail rekod perubatan yang disimpan di pusat penyimpanan tersebut hanyalah bagi displin Peadiatrik, Bayi menyusu, Obstetrik & Psikiatri sahaja.
3. Fail rekod berkenaan mestilah selepas 7 tahun berada di setiap hospital dan sudah tidak aktif.

Dengan merujuk Jadual Pelupusan Rekod Perubatan KKM – (bagi displin yang memerlukan tempoh simpanan sehingga 21 tahun).

Polisi KKM

1. Jabatan Rekod Perubatan bertanggungjawab menguruskan segala aktiviti berkaitan rekod perubatan pesakit.
2. Rekod perubatan pesakit perlu diurus dengan betul disamping mengambil langkah-langkah keselamatan yang tinggi mengikut arahan keselamatan.
3. Rekod Perubatan pesakit perlu disimpan dan dilupuskan mengikut tempoh yang ditetapkan bagi memenuhi keperluan rawatan, perundangan, penyelidikan dan sebagainya.

Tindakan Awal Pengwujudan Pusat Penyimpanan Rekod Perubatan Pesakit Bermula Pada Tahun 2009

1. Mengenalpasti permasalahan utama di setiap Jabatan Rekod Perubatan hospital KKM dalam negeri.
2. Hasilnya mendapati kekurangan ruang simpanan adalah merupakan masalah utama dan ianya perlu diberi perhatian serius dan tindakan segera.

3. Mengumpul maklumat, mengenalpasti lokasi dan bangunan yang sesuai, membuat anggaran kos kewangan dan sumber tenaga kerja, menyediakan polisi dan proses arahan kerja serta mencadangkan urus tadbir Pusat Penyimpanan rekod itu nanti dibawah kawal selia Jabatan Rekod Perubatan Negeri.

4. Mengadakan perbincangan dengan Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri bersama beberapa anggota Jabatan Rekod yang dilantik berkaitan cadangan dan lokasi projek.
5. Menyediakan kertas kerja dan membentangkannya kepada Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri. Selepas itu dimajukan ke peringkat tertinggi KKM untuk mendapatkan peruntukan kewangan bagi tujuan naiktaraf bangunan. Diperingkat ini berlaku beberapa kali pengubahsuaian kertas kerja untuk penambahbaikan.

Hasilnya keperluan peruntukan telah diperolehi melalui BP 6 dari pihak KKM pada tahun 2013.

Tindakan Perlaksanaan

1. Jabatan Kesihatan Negeri menubuhkan ahli jawatankuasa teknikal dan sebutharga untuk perlaksanaan projek naiktaraf bangunan bagi pengwujudan Pusat Rekod Perubatan.

2. Jabatan Rekod Perubatan Negeri mengeluarkan surat kepada semua hospital untuk tindakan pemindahan rekod perubatan pesakit ke lokasi bangunan yang telah siap dinaiktaraf.

3. Anggota di setiap hospital membuat pengasingan, melaksanakan pendaftaran/kemaskini dalam sistem, memindah dan seterusnya menyusun semula di Pusat Penyimpanan Rekod tersebut bermula tahun 2015.

Analisa SWOT

Strength:

1. Dapat mengatasi masalah ketidakcukupan ruang simpanan bagi rekod yang perlu disimpan melebihi 7 tahun.
2. Tindakan mewujudkan tempat penyimpanan rekod pesakit berpusat berjaya membentuk keseragaman dalam aktiviti pengurusan pengawalan, penyusunan, pengesanan dan pelupusan.
3. Keselamatan rekod pesakit terpelihara dari sudut fizikal dan kerahsiaannya.

Weakness:

1. Kos yang tinggi untuk naiktaraf bangunan serta pengisian rak.
2. Bagi hospital yang lokasinya jauh dari Pusat Penyimpanan, keperluan kos masa yang lebih untuk mendapatkan semula rekod berkenaan sekiranya diperlukan.

Opportunities:

1. Penjimatan kos disetiap hospital untuk penyediaan bangunan dan rak.
2. Sebagai pusat sumber maklumat kesihatan untuk tujuan perawatan, pembelajaran & kajian serta untuk keperluan perundangan.

Threats:

1. Dari aspek ancaman pengwujudan pusat penyimpanan rekod perubatan ini, belum lagi ditemui memandangkan ia masih baru.

Kesimpulan

Tuntasnya projek pemusatan rekod perubatan dapat membantu mengatasi permasalahan kesesakan ruang simpanan disetiap hospital terutama bagi rekod yang memerlukan tempoh simpanan melebihi 7 tahun. Secara tidak langsung Jabatan Rekod Jabatan Kesihatan Negeri sebagai pusat yang bertanggungjawab kepada pihak pengurusan tertinggi dalam KKM atau agensi luar terutama dari aspek perundangan, kajian atau pembelajaran disamping dapat memenuhi kehendak KKM itu sendiri.